要件を1枚にまとめるシート

このシートの使い方

上から順に埋めてください。途中で「これは決まっていない」と気づいた欄は、空欄のまま「未定」と書き残します。空欄を隠すより、どこが未定かを見せたほうが、相談相手は適切な提案をしやすくなります。1枚に収まらないときは、たいてい範囲が広すぎるか、複数の目的が混ざっています。書ききれない内容は別紙に逃がさず、範囲を分ける判断材料として扱ってください。所要はチームで30分から1時間程度を見込みます。

欄1: このシステムで何を実現したいか

機能ではなく、事業として何が変わるかを1〜2文で書きます。「予約システムを作りたい」は手段であって目的ではありません。「電話とメールで受けている予約を、スタッフの手作業なしに受け付けたい」のように、今の状態と変えたい状態を対にして書くと、後の判断がぶれにくくなります。ここが複数ある場合は、いま最も困っていることを1つだけ残します。

• ✓今はどうしていて、何が問題になっているか
• ✓この開発が終わったとき、何がどう変わっているか
• ✓その変化を、どんな数字や様子で確かめるか

欄2: 誰が使うか

利用者を役割ごとに書き出します。顧客だけでなく、社内で運用する人、外部の協力先も利用者です。役割ごとに「その人が1日に何回使うか」「どんな場面で使うか」を添えると、画面設計と性能の前提が決まります。役割が5つ以上になるときは、最初のリリースで本当に全員分が必要かを見直してください。使う人が1人もいない役割の機能を作ってしまう事故は、この欄を書かないときに起こります。

欄3: やること（最初のリリースに入れる）

欄1の目的を果たすために、どうしても必要な操作だけを書きます。画面名ではなく「利用者が何をするか」の動詞で書くのがコツです。「管理画面」ではなく「担当者が申し込みの内容を確認して、承認または差し戻しをする」と書くと、範囲の解釈がずれにくくなります。5〜10項目に収まらないときは、次の欄で削る候補を探してください。

• ✓利用者が行う操作（動詞で、上から使う順に）
• ✓運営側が行う操作（同じく動詞で）
• ✓システムが自動で行うこと（通知、集計など）

欄4: やらないこと（今回は作らない）

この欄がある資料と無い資料では、見積りの精度が大きく変わります。話題に出たが今回は作らないもの、将来やるかもしれないものを、理由とともに残します。「書いていない＝作らない」ではなく「書いてある＝意識的に外した」と示すことで、途中の追加要望が起きたときに、判断の経緯に立ち返れます。外した理由まで書いておくと、状況が変わったときに再検討すべきかどうかも判断できます。

• ✓今回は作らない機能と、その理由（検証に不要・手作業で代替できる・別の目的に属する）
• ✓将来やりたいが、今回の設計では前提にしないこと
• ✓他社サービスや既製ツールで代替すると決めたこと

欄5: 制約

制約は、選択肢を狭める代わりに、判断を速くします。期日・予算の枠・使わなければならない既存システム・社内のルールなどを書きます。金額は総額の目安か「この範囲を超えるなら相談したい」という線でかまいません。制約が1つも無いと書かれている資料は、たいてい制約が共有されていないだけなので、必ず何か書いてください。

• ✓期日と、その期日が動かせない理由（イベント、契約更新、調達のタイミングなど）
• ✓予算の枠、または「この線を超えたら相談したい」という目安
• ✓使い続ける必要がある既存のシステム・データ・業務
• ✓社内の承認ルールや、守る必要のある業界の決まり

欄6: 扱うデータ

どんなデータが入り、どこから来て、どこへ出ていくかを書きます。個人情報や決済情報を扱うかどうかは、設計・費用・運用の負担を大きく左右するため、ここで明示します。既存のデータを引き継ぐ場合は、その形式（表計算ファイル、既存システムからの書き出しなど）と、おおよその件数も添えてください。件数が数百なのか数十万なのかで、移行の段取りは大きく変わります。

• ✓システムに入るデータ（誰が入力するか、どこから取り込むか）
• ✓個人情報・決済情報・機微な情報を扱うか
• ✓既存データの移行があるか（形式と、おおよその件数）
• ✓外部サービスとのやり取り（会計、メール配信、チャットなど）

欄7: 決める人と、未定の一覧

最後に、この資料の内容を最終的に決める人の名前と、まだ決まっていない項目を並べます。未定項目には「いつまでに誰が決めるか」を添えます。開発が止まる原因の多くは、技術ではなく、この欄の空白です。未定が多いこと自体は問題ではありません。未定であることを共有せずに進めることが問題になります。決裁の流れが複雑な場合は、別紙の関係者マップを併用してください。

• ✓この内容を最終的に決める人
• ✓日々の質問に答える窓口（誰が、どの手段で、どれくらいの速さで）
• ✓未定の項目と、決める期限・決める人

書き終えたら

1枚に収まったら、社内で声に出して読み合わせてください。読み合わせで質問が出た箇所が、そのまま開発中に揉める箇所です。相談相手には、この1枚をそのまま渡します。相手が「この欄が空いていますね」と指摘してくるか、「この目的なら、この機能は要らないのでは」と提案してくるかは、相手を見極める材料にもなります。費用は範囲と制約によって案件ごとに異なりますので、金額の話は、この1枚が揃ってから始めるのが結果的に早道です。