小さく始めるRFPの型

なぜ数枚でよいのか

分厚いRFPは、要件が固まっている前提で書かれます。仮説を検証しながら進める段階では、細かく書き込むほど、後で変えにくくなります。一方、口頭だけで相談すると、会社ごとに聞いた内容が違うため、提案を比べられません。必要なのは、目的・範囲・制約・進め方・選び方の5点が同じ文面で全社に渡ることです。A4で3〜5枚に収まれば十分です。

1. 背景と目的

自社が何をしている会社で、今どんな状況にあり、この開発で何を実現したいかを書きます。事業の説明は3〜4文で足ります。重要なのは「なぜ今か」です。調達の予定、既存業務の限界、契約の更新時期など、期日の背景を書くと、相手は進め方を含めた提案ができます。事業の機密に触れる部分は、提案依頼の段階では丸める判断でかまいません。

• ✓事業の概要（3〜4文）
• ✓今の状態と、困っていること
• ✓この開発で実現したいこと
• ✓なぜこの時期に行うのか

2. 依頼したい範囲

作ってほしいものを、利用者の操作の流れで書きます。加えて「今回は依頼しない範囲」を明示します。設計だけを依頼するのか、開発と運用まで含めるのか、デザインは自社で用意するのかも、ここで区切ります。範囲が曖昧なまま見積りを集めると、金額の差が範囲の差なのか単価の差なのか分からなくなります。迷う作業は、どちらが担当するかを明記しておくのが確実です。

3. 制約と前提

期日、予算の考え方、既存システムとの関係、社内の体制を書きます。予算を伏せるかどうかは判断が分かれますが、上限や「この範囲で何ができるかを知りたい」という趣旨を書いたほうが、実現性のある提案が集まります。費用は範囲と体制によって案件ごとに異なるため、金額だけを並べて比べても意味がありません。また、社内に技術を判断できる人がいない場合は、そのことも正直に書いてください。支援の前提が変わります。

• ✓希望する期日と、その理由
• ✓予算の考え方（上限、または優先して確保したい範囲）
• ✓連携が必要な既存システム・サービス
• ✓自社側の体制（担当者の人数、技術の分かる人がいるか）

4. 提案してほしいこと

何を書いて返してほしいかを指定します。ここを指定しないと、会社ごとにフォーマットが違い、比較に時間がかかります。あわせて「提案は数枚で構いません」と添えると、相手も準備の負担が読めます。技術的な選択については、結論だけでなく理由を書いてもらうよう依頼してください。理由を自社が理解できる言葉で説明できるかは、重要な判断材料になります。

• ✓想定する進め方と、おおまかな期間の区切り
• ✓体制（誰が窓口で、誰が作るか）
• ✓採用する技術と、その理由
• ✓概算の費用と、その内訳の考え方（含まれない作業の明示）
• ✓契約形態の提案（請負か準委任か、その理由）
• ✓類似の進め方をした経験

5. 選定の進め方と基準

いつまでに提案がほしいか、いつ決めるか、何を基準に選ぶかを書きます。基準を先に開示すると、相手はそこに向けた提案をしてきます。これは誘導ではなく、認識を揃える行為です。質問の受付期間と窓口も必ず書いてください。質問が来ない提案依頼は、相手が真剣に検討していないか、こちらの書き方が閉じているかのどちらかです。

• ✓提案の期限、選定結果の連絡時期、着手希望日
• ✓重視する基準（実現性・費用・体制・事業理解・引き継ぎやすさ など）
• ✓質問の受付方法と締め切り
• ✓提案後に説明の場を設けるかどうか

6. 渡す前の確認

全社に同じ文面を渡せているか、機密の扱いをどうするかを確認します。事業の詳細を含む場合は、秘密保持の取り決めを先に交わすか、資料の粒度を調整します。また、社内で「この提案依頼の内容でよい」と合意が取れているかを確認してください。渡した後に前提が変わると、相手の工数を無駄にし、信頼も損なわれます。声をかける社数は、丁寧に読み比べられる範囲に留めるのが現実的です。

• ✓全社に同一の文面を渡しているか
• ✓秘密保持の扱いを決めたか
• ✓社内の決裁者が内容を確認したか
• ✓問い合わせ窓口を1本化したか

7. 提案を受け取ってからの読み方

金額の安さではなく、前提の違いを読んでください。安い提案は、範囲が狭いか、見込んでいる作業が少ないかのどちらかです。「含まれない作業」の欄を最初に読み比べると、実質的な差が見えます。また、こちらの依頼内容に対して「この部分は要らないのでは」「この順番のほうがよい」と指摘してくる提案は、内容を読み込んでいる証拠として評価できます。

• ✓含まれない作業の記述を、社ごとに並べて比べる
• ✓期間の見積りが、自社側の作業（原稿、確認、承認）を織り込んでいるか
• ✓技術の選択に理由が書かれているか、その理由を自社が理解できるか
• ✓こちらの前提に対する指摘や質問があるか

8. 断り方も決めておく

選ばなかった会社への連絡は、必ず行ってください。理由は簡潔で構いませんが、伝えることで関係が残ります。ベンチャーの開発は一度で終わらないことが多く、今回合わなかった相手が次の案件で最適ということも起こります。あわせて、提案資料の扱い（返却・破棄・保管）についても、依頼時に決めておくと誠実です。提案には相手の時間が入っていることを忘れずに扱ってください。