多数の企業が参加するBtoB商談イベントの運営側から、参加企業へのサービス申込がメール・FAX・郵送に分散している状態を解消したいというご相談を受け、参加企業専用の会員サイトを構築しました。各社に発行したIDでログインすると、会議室の貸切や備品レンタルといったサービスを申込フォームから依頼でき、受付担当者には申込と同時にメールで通知が届きます。要件を一度に固めるのではなく、運営側の負担が大きい申込種別から順に画面を追加していく進め方を取りました。
- 申込データが運営の資産になる
- 紙やメールで届いていた依頼が構造化されたデータとして蓄積されるため、種別ごとの集計や企業単位の一覧化が管理画面の操作だけで完結します。
- 見えなかった異常の可視化
- 同じ企業から重複して届いた申込を管理画面で色分け表示する仕組みを設け、目視では拾いにくい状態を運営側がその場で把握できるようにしました。
- 価値の高い機能から順に公開
- 全申込種別を同時に作るのではなく、運営側の負担が大きいものから順に実装と公開を繰り返し、使いながら次の優先順位を決める進め方を採用しました。
- 企業単位のIDで窓口を集約
- 参加企業ごとに発行したIDでログインする形にし、メールやFAX、郵送に分かれていた申込の受付をWeb上の一か所へまとめました。どの企業からの依頼かが入力時点で確定します。
- 申込と同時に担当者へ通知
- 会議室の貸切や備品レンタルの依頼が送信されると、受付担当者へメールで通知が届く仕組みにしました。受付側が定期的に確認しに行かなくても取りこぼしが起きない流れです。
- 企業単位のIDで窓口を集約
- 参加企業ごとに発行したIDでログインする形にし、メールやFAX、郵送に分かれていた申込の受付をWeb上の一か所へまとめました。どの企業からの依頼かが入力時点で確定します。
- 申込と同時に担当者へ通知
- 会議室の貸切や備品レンタルの依頼が送信されると、受付担当者へメールで通知が届く仕組みにしました。受付側が定期的に確認しに行かなくても取りこぼしが起きない流れです。
この種のシステムで検討する論点（想定例）
以下は同種の案件で一般的に検討する内容の整理であり、上記事例の詳細を示すものではありません。
デジタル化の範囲を投資対効果で線引きする
業務の申込窓口をWebに集約する際、すべての申込種別を初期リリースに含めると、開発費と期間が膨らむ一方で、使われない画面も生まれます。まず申込の種類ごとに件数の多さと処理の手間を並べ、上位の数種類だけを最初の対象にする方法があります。残りは既存の手段で受け付け続けても事業は回るため、初期投資を抑えつつ、システム化の効果を早い段階で確認できます。効果が見えた後に追加投資を判断する方が、経営としても説明しやすい進め方です。
蓄積した申込データを次のサービス設計に使う
申込がデータとして揃うと、どのサービスに需要が集中し、どの企業が繰り返し利用しているかが見えるようになります。利用の多いサービスは事前予約制や有料オプションに発展させ、利用の少ないものは統廃合を検討する、といった判断が可能になります。単なる業務効率化の道具として終わらせず、参加企業の行動データからイベント自体の商品設計を見直す材料にするという視点を持つと、システム投資の回収先が広がります。
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監修: フィリット・コンサルティング株式会社公開